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1、靈活選擇溝通的方式

有效溝通市聯絡感情的基礎,而根據溝通的對象以及實際的情況靈活地選擇溝通的方式,則是有效溝通的前提,依據現實情況可以選擇或組合的溝通方式有以下5類:

(1)正式溝通與非正式溝通:A:正式溝通代表企業的意愿,比較慎重和程式化,適用于傳達精神、布置任務、設定目標、征集意見等具有嚴格程序的企業活動。B:非正式溝通代表員工個人的想法,比較靈活隨便,通常應用于直接上級于下屬或者同級員工之間。

(2)上行、下行溝通及平行溝通。這是依據溝通的流動方向進行劃分的。下行溝通是其中管理者接觸頻繁、也應用多的一種,給員工傳遞政策、目標、制度或者方法時都會涉及到。

(3)書面溝通和口頭溝通:A、書面溝通非常正式、并利于持久保存,要求文字表述恰當,能夠使員工準確理解,而且在一定程度上避免了信息的遺失和曲解。B、口頭溝通相比之下顯得更加親切、易于被員工接受,并可以很快獲得員工的相關反饋和意見,但也正是由于彈性較大的原因,普遍存在事后查證困難的問題。

(4)討論式溝通和匯總式溝通:A、討論式溝通一般使用于團隊組織對某一問題進行決議的時候,體現了內部的民主,容易激發員工的參與熱情和主人翁意識。B、匯總式溝通通常在嚴密的組織中使用,遵循層級區分的原則,是企業中實際操作較多的溝通方式。

(5)自由溝通。這是一種值得大力借鑒的溝通方式,非常有利于員工的暢所欲言,發自員工肺腑的真實的意見和建議通常是在這種溝通下表露出來的。


2、選擇的溝通時機和環境

溝通時機和環境的選擇對于溝通效果的好壞有著很大的影響,具體操作中可以從一下方面來把握

(1)溝通時間的選擇:A、在工作進行中進行溝通,這有利于及時掌握員工的想法并進行指導和糾偏。B、在休息時間進行溝通,員工在休息中一般比較輕松,警惕和防備的思想相對減弱,因此往往能取得不錯的效果,例如可以在體育活動中、公司聚會中或者閑聊中抓住機會進行溝通。C、在員工狀態不好或者不太順利時進行溝通,此時的溝通能夠撫慰員工,消除他們工作中的煩惱,維持他們的自信心,這樣的情形一般有員工面對大量工作任務的時候,員工感情脆弱的時候或者員工工作中出現失敗或者失誤的時候。

(2)溝通環境的選擇:A、要取得好的溝通效果,往往需要與員工單獨相處,這樣可以很好地照顧到他們的隱私。B、溝通好選擇在員工相對熟悉的環境中,比如在他們的辦公間里、工作臺邊或者直接到他們家進行探訪,這樣不容易使他們產生不必要的緊張,保證溝通的順利進行。C、保持溝通地點的隨機性,刻意地確定溝通地點并提前通知會顯得過于正式,氣氛會比較拘謹,而且員工在溝通進行之前就會進行主觀揣測、猜想甚至準備,不利于獲得良好的溝通效果,應該盡可能地把握住所有的溝通機會,隨機地選擇地點環境,比如在下班回家的途中邊走邊聊、公休時在員工休息室里等。

3、選擇恰當的溝通語言

語言是溝通交流的信息載體,選擇恰當的溝通語言應注意以下方面的問題:

(1)語言要規范、嚴謹、準確,避免曲解和產生歧義,尤其是在正式溝通、討論式溝通和匯總式溝通中更要符合這種要求。

(2)語言要充分體現對員工的尊重、關懷、充滿人情味。

(3)溝通語言要簡潔凝練,應該避免長篇累牘和絮絮叨叨、但在溝通敏感問題時還是需要采用迂回和旁敲側擊的技巧。

4、把握溝通時提問的技巧

無論選擇怎么樣的時機和環境,絕大多數溝通都是圍繞著提出和回答各種問題來進行的,同樣的內容提出的方式不同,得到的答案也會有差異。因此,把握提問的技巧是溝通的關鍵,以下是可供選擇的提問方式:

(1)一般性問答方式,主要用于獲取關于員工的普通信息或者對待問題一般的看法及觀點。

(2)特定型問答方式,這可以獲得員工針對某個溝通內容的具體意見和建議。

(3)抒情式提問方式,可以激發出員工真實的內心感受。

(4)調查式提問方式,可以引導員工逐步表達出自己的觀點。

(5)探索以往態度的提問方式,這可以依據員工處理以往問題的行為模式來推測未來可能的反應。

(6)開放性問答方式,不提供有關主題的任何附加的信息,而是給員工提供表達真實想法的機會。

牢記要點

通過溝通搭建心靈橋梁時需要掌握的有:

1、靈活選擇溝通的方式

2、選擇的溝通時機和環境

3、選擇恰當的溝通語言

把握溝通時提問的技巧

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